Privacy verklaring en AVG

Het kan niemand zijn ontgaan dat op 25 mei 2018 de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht is geworden.
Dit betekent dat elke organisatie er zo goed mogelijk voor moet zorgen dat er geen persoonsgegevens of andere gevoelige informatie van de medewerkers/leden openbaar wordt. In onderstaande Privacy verklaring is vastgelegd hoe we binnen Tuinvereniging Kringloop omgaan
met de persoonsgegevens van onze leden. Hierin wordt uitgelegd welke persoonsgegevens we bewaren en met welk doel, wat we doen om de persoonsgegevens te beschermen en hoe we zullen handelen in geval er onverhoopt toch persoonlijke informatie openbaar wordt.
Daarnaast hebben we een Privacy Beleid (zie bijlage) met de uitgangspunten voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Dit beleid is geschreven voor bestuursleden en leden die een speciale functie binnen de vereniging vervullen waardoor zij vanuit hun functie toegang hebben tot de persoonsgegevens van de leden.

Privacy verklaring

Binnen onze Tuinvereniging bewaren we alleen de persoonsgegevens die we echt nodig hebben en zo min mogelijk gevoelige informatie.
We delen de persoonsgegevens alleen met bestuursleden en leden die een bijzondere functie uitoefenen waarbij ze deze gegevens tijdelijk nodig hebben om hun functie te kunnen uitoefenen. Bij het accepteren van een functie zeggen de functionarissen toe om de persoonlijke gegevens alleen
te gebruiken voor het doel waar ze voor verstrekt zijn, over het algemeen om communicatie naar leden toe mogelijk te maken. Bij het aftreden uit het bestuur/uittreden uit de functie verwijderen deze functionarissen de gegevens van hun PC.

We delen de gegevens nooit met andere instanties of mensen van buiten de vereniging.
Binnen de vereniging delen we de persoonlijke gegevens van leden alleen met andere leden na hiervoor persoonlijk toestemming te hebben gevraagd.
Wanneer je lid wordt van de vereniging ga je door het ondertekenen van het ingevulde inschrijfformulier automatisch akkoord met het bewaren van de persoonlijke gegevens en de gegevens die we tijdens het lidmaatschap opbouwen

Bij lid worden van de vereniging registreren we:

Achternaam
Roepnaam en voorletters
Geslacht
Adres, Postcode, Woonplaats
Telefoonnummer
E-mail
Inschrijfdatum
Bankrekeningnummer
Betaalde borg

Daarnaast registreren we de volgende gegevens tijdens het lidmaatschap:

Welke tuin je huurt en de datum waarop de tuin werd geaccepteerd
Welke diensten (maaien, snoeien e.d.) je bij de vereniging afneemt
Aanwezigheid bij verplichte onderhoudsdagen
Inschrijvingen voor cursussen/evenementen
Uitschrijf datum bij vertrek

Alle bestuursleden hebben toegang tot de hierboven genoemde gegevens.

Deze gegevens worden beheerd door de ledenadministratie. De ledenadministratie hoeft geen lid te zijn van het bestuur, maar dit kan wel belegd zijn bij een bestuurslid. De ledenadministratie stelt de gegevens beschikbaar aan het bestuur en indien nodig aan de leden met een speciale functie.

De penningmeester heeft daarnaast toegang tot en is beheerder van de gegevens over betalingen.

Betaalde factuurbedragen
Betalingsregelingen
Eventuele boetes bij verzuim van verplichtingen

Deze gegevens worden alleen anoniem met de rest van het bestuur gedeeld.

Als lid heb je het recht om je eigen gegevens in te zien en deze te laten aanpassen. Verzoek hiertoe kun je indienen via webmaster@tuinverenigingkringloop.nl.
Wanneer je als tuinlid vertrekt maakt de ledenadministratie je persoonsgegevens na 1 jaar anoniem, tenzij je aangeeft graag bij de vereniging betrokken te willen blijven. De penningmeester verwijdert na 1 jaar je betalingsgegevens.

Wanneer er onverhoopt een datalek heeft plaats gevonden informeren we de leden binnen 72 uur na ontdekking. Met een datalek wordt bedoeld dat persoonlijke gegevens in handen vallen van derden die hier geen toegang toe mogen hebben.